O que fazer quando uma entrega fica retida na alfândega: causas, prazos e passos práticos
Receber a notificação de que um envio foi retido na alfândega pode causar estresse e prejuízo financeiro. Este guia explica, de forma prática e detalhada, por que isso acontece, quais documentos são exigidos, como proceder para liberar a mercadoria e como reduzir riscos futuros.
1. Por que as mercadorias são retidas?
Existem motivos operacionais, fiscais e regulatórios que levam à retenção. Entre os mais comuns:
- Inconsistência documental: nota fiscal, fatura comercial, packing list ou conhecimento de embarque com informações divergentes;
- Valor declarado divergente: declaração de valor abaixo do real ou ausência de comprovação de preço;
- Produtos sujeitos a controle: itens que exigem licença de importação, certificação de órgãos como Anvisa, Inmetro, MAPA, MAPFRE etc;
- Verificação aduaneira aleatória: conferência por amostragem feita pela Receita Federal;
- Débitos e impostos não pagos: falta de pagamento de impostos e taxas de despacho aduaneiro.
2. Notificação recebida: primeiros passos (checklist inicial)
Ao receber comunicação do operador logístico, transportadora ou do SISCOMEX/Portal da Receita:
- Leia a notificação com atenção e identifique o órgão que emitiu a exigência;
- Verifique o número do processo ou do registro aduaneiro (RAD/DI/Declaração);
- Reúna os documentos: fatura comercial, comprovante de pagamento, conhecimento de embarque e declaração de conteúdo;
- Contate o despachante aduaneiro responsável ou solicite suporte de um profissional qualificado;
- Não envie documentos por canais não oficiais — prefira sistemas aprovados (Portal da Receita, sistemas do despacho) ou o e-mail oficial do despachante.
3. Documentos que normalmente desbloqueiam a carga
Prepare cópias digitais legíveis dos seguintes documentos:
- Fatura (commercial invoice) e packing list;
- Comprovante de pagamento (wire transfer, boleto bancário, cartão) e recibo;
- Nota fiscal de remessa (quando aplicável) ou documento fiscal brasileiro;
- Documentos de certificação (Anvisa, Anatel, Inmetro, MAPA) quando o produto exigir;
- Procuração ou autorização para o despachante aduaneiro atuar em seu nome.
4. Custos e prazos: o que esperar
Os custos variam conforme o tipo de carga e regime aduaneiro. Itens a considerar:
- Tributos: II (Imposto de Importação), IPI, PIS/COFINS de importação e ICMS (quando aplicável);
- Taxas administrativas: taxa de armazenagem no terminal, taxa de movimentação e despacho;
- Honorários: do despachante aduaneiro e eventuais laudos técnicos;
- Prazos: uma liberação simples pode levar de 2 a 10 dias úteis; casos com exigência de órgão anuente podem se estender para semanas.
5. Passo a passo prático para liberação
Segue roteiro operacional recomendado para empresas e consumidores.
- Identificação da exigência: obtenha o teor exato da notificação;
- Reunir documentação: digitalize e organize por ordem de relevância;
- Contato com o despachante: confirme quais documentos o sistema aduaneiro necessita;
- Envio seguro: submeta os documentos pelo canal indicado (portal do despacho ou e-mail oficial do agente);
- Pagamento de guias: emita e quite as guias de tributos e taxas quando solicitado;
- Acompanhamento: monitore o processo no sistema da Receita ou com o operador logístico até a baixa da exigência;
- Recebimento: agende retirada para evitar custos adicionais de armazenagem.
6. Casos especiais e como agir
Produtos eletroeletrônicos: podem exigir certificação Inmetro/Anatel. Antecipe testes e certificações quando trabalhar com fornecedores estrangeiros.
Alimentos e suplementos: exigem registro no MAPA ou Anvisa. Trabalhe com laudos e fórmulas detalhadas.
Recebimento por pessoa física: envios de valor baixo (remessas internacionais) seguem regras específicas e podem ser tributados ou liberados dependendo da análise.
7. Prevenção: práticas para reduzir retenções
- Padronize templates de invoice com detalhes completos (descrição clara, valores unitário e total, incoterm, país de origem);
- Utilize códigos NCM corretos e confirme se há legislação restritiva;
- Informe previamente ao importador quais certificados e laudos serão necessários;
- Escolha operadores logísticos que ofereçam acompanhamento aduaneiro e suporte a exigências;
- Mantenha arquivos e comprovações de importações anteriores para acelerar comprovações.
8. Perguntas frequentes (FAQ)
- Quanto tempo dura a retenção?
- Depende da exigência — de alguns dias até várias semanas. Exigências de órgãos anuentes tendem a demorar mais.
- Posso retirar a carga sem pagar impostos?
- Não. A liberação do despacho aduaneiro exige quitação das guias quando houver tributos devidos. Tentar retirar sem regularizar pode implicar apreensão ou multas.
- O que é um despachante aduaneiro?
- Profissional habilitado para representar o importador perante a Receita Federal e órgãos anuentes. Em muitos casos, sua atuação agiliza a liberação.
- Quais riscos ao enviar documentos por canais não oficiais?
- Risco de fraude, perda de dados ou indeferimento do pedido pela autoridade aduaneira. Use portais oficiais e comunicação registrada.
9. Modelo mínimo de checklist para envio (para remetente)
Inclua sempre no embarque:
- Commercial Invoice com descrição detalhada, quantidade, valor unitário e total;
- Packing List com dimensionamento e peso;
- Incoterm acordado e comprovante de pagamento;
- Certificados técnicos quando aplicável;
- Dados completos do importador (CNPJ/CPF e endereço fiscal).
Considerações finais
Processos aduaneiros são técnicos e demandam atenção documental. A principal diferença entre uma liberação rápida e um processo demorado é a qualidade da documentação e a escolha de parceiros logísticos preparados. Mantendo procedimentos padronizados e assessoria correta você reduz custos e tempo de intervenção.